1 мая 2011 г.

Звезды сияют с небес: Планирование жизни

Звезды сияют с небес,
Глядя, как мы прожигаем
Наши бесценные жизни
И плачут, и плачут...

   С этой поэтической цитаты начинается книга известного писателя Сиднея Шелдона "Звезды сияют с небес". Конечно же, в книге речь идёт не о планировании. А вот в поэтической цитате, возможно, говорилось как раз о нём. О планировании нашего бесценного времени, из которого состоит наша жизнь... Во всяком случае, всегда можно предположить, что это так.

    Уже давно меня интересовали вопросы повышения эффективности моей работы, поскольку от того, сколько времени я затрачу на её выполнение, зависит главное - сколько у меня останется моего личного свободного времени, которое я смогу потратить на достижение своих личных целей в жизни.

    И на глаза мне попался материал с изложением принципов планирования по системе Бенджамина Франклина. Первая мысль сразу же - "Это то, что мне нужно!" 

    Итак, чем же отличается эта система планирования от других систем? 


Большинство систем планирования строится на основе учета уже потраченного времени, система же Франклина "направлена вперёд" - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды:

Пирамида планирования Франклина
  
Как это работает на практике?

1.Сначала укладывается основание пирамиды, служащее опорой для всех этажей: человек определяет свои жизненные ценности, проще говоря то, чего он хочет от жизни. Для одного это - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для другого - высокий социальный статус. Для третьего - познание.

Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды.

Не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо всё обдумать и составить список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2.Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться.

Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны "известность", "власть" и "высокий социальный статус", он может решить, что он хочет стать президентом США (помним о том, кто автор этой системы).

Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3. Третий этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Вначале, перед его составлением, необходимо обдумать что же необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели (генеральный план).

Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п.

Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

Весьма важно в долгосрочном плане указать, достижению каких именно пунктов генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока.

Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: "Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?" В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

4.Четвёртый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: "Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?" Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи.

 Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: "Окончить Гарвардский Университет", то в краткосрочный план войдут такие пункты, как "Подать документы в Гарвардский Университет", "Пройти курсы по подготовке к экзаменам" и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

5.Наконец, пятый этаж пирамиды - это план на день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи.

Например, задача "Подать документы в Гарвардский Университет" разбивается на такие подзадачи, как "Выяснить, какие документы и кому надо подать", "Оформить необходимые документы", "Отослать документы" и "Убедиться, что документы получены", каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день.


Итак, мы добрались до вершины пирамиды - ПЛАН НА ДЕНЬ, где как раз и происходит самое интересное, и здесь используется уже известный многим прием планирования: все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

При определении категории в первую очередь учитывается список жизненных ценностей, составленный на первом этапе!

Первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства - кровь из носа, но решить!  

Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных).

Малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов, - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными.


Итак, пользуясь этой системой планирования Бенджамина Франклина Вы вероятнее всего, не станете Президентом США, зато точно сможете достичь ГЛАВНЫХ целей в своей жизни, согласующихся с Вашими жизненными ценностями.

Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время,
ибо это материал, из которого сделана жизнь.
                                                                    Бенджамин Франклин

    А в следующей статье как раз поговорим о целях, действительно ли это Ваши жизненные цели? И Ваши ли это жизненные ценности? Как это понять?
(Чтобы не ошибиться на первом и главном этапе планирования...)

6 комментариев:

  1. Саша,твоя статья на столько глубоко затронула вопрос: Где взять время на всё?,мне действительно очень понравилась.Так доходчиво написано.Да и вообще,твой блог интересен мне.

    ОтветитьУдалить
  2. Спасибо, Олечка!!!

    Сейчас очень нелегко находить время даже на самое важное, поэтому для меня самой выход только в том, чтобы следовать этой системе, каждое дело согласовывая со своим списком жизненных ценностей.

    Иначе очень легко можно отвлечься на незначительные дела и упустить из виду ГЛАВНУЮ цель.

    ОтветитьУдалить
  3. Замечательная Система! Простая и Эффективная!

    ЭХ! Если бы нас с детства этому учили!... Правильным првычкам...

    Сейчас, конечно, через "пот и кровь",,, зато в результате: Удовлетворение, Здоровая Самооценка, Успех!

    ОтветитьУдалить
  4. Спасибо, Ира!

    Да, если б знать раньше об этой системе...
    Мне нравится в ней, что всё идёт от нижнего этажа - от жизненных ценностей.

    И на этом-то и строятся все краткосрочные и долгосрочные планы.

    ОтветитьУдалить
  5. Александра, очень полезная статья! Планирование часто становится самым трудным делом, но эта система хорошо тем, что, чтобы что-то запланировать, нужно "поставить мозги на место" и понять, чего ты вообще хочешь в этой жизни. С этим тоже у большинства проблемы!

    ОтветитьУдалить
  6. Да, Вы правы, Елена, и я давно уже поняла это, что даже если "поставишь мозги на место", т.е. определишься с тем, чего ты хочешь добиться в жизни, но НЕ запланируешь конкретные цели и действия для их достижения - ничего не получится!

    Без планирования и жёстского выполнения поставленных задач - ничего не сдвигается с мета...

    ОтветитьУдалить